Dzierżoniów

Od kilkunastu lat przedstawiciele Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji przeprowadzają w dzierżoniowskim urzędzie audyty nadzoru systemu zarządzania jakością, a w ostatnich latach także systemu zarządzania środowiskiem i systemem bhp.

Bardzo ważnym ogniwem w funkcjonowaniu zintegrowanego systemu  zarządzania są audytorzy. Od ich zaangażowania  w niemałym stopniu zależy efektywność systemu  zarządzania, ponieważ sprawdzają nie tylko przestrzeganie wymagań normy, ale także weryfikują skuteczność wdrażanych działań  doskonalących. Audytorzy potrafią trafnie ocenić, czy wdrożony system sprowadza się do przysłowiowej tabliczki na ścianie. W czasie wdrażania pierwszego wśród samorządów terytorialnych systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9002 (1999 rok) jedną z nielicznych instytucji certyfikacyjnych było PCBC. Do dziś PCBC jest wiodącą w Polsce państwową jednostką certyfikującą.   Majowy audyt nadzoru był już piątym, który obejmował Zintegrowany System Zarządzania Jakością. - Nasza praca polega na szukaniu zgodności, że system działa. A skoro jest on u Państwa na tyle ugruntowany, nie powinniśmy znaleźć żadnych niezgodności– mówił podczas otwierającego audyt spotkania audytor wiodący Andrzej Suliński.

Jak po kilkunastu latach urząd podchodzi do audytu? Można sobie wyobrazić, że pierwszy audyt certyfikacyjny był pewnego rodzaju niewiadomą i wiązał się z ogromnym stresem. Dziś to rutyna?  - Nie mogę tego potwierdzić, do audytów podchodzimy zawsze poważnie i z dużą rozwagą. Właściwie do audytu przygotowujemy się cały rok, wypełniając obowiązki wynikające z realizacji procesów. Zakończenie etapu przygotowań dla mnie wyznacza przyjęcie przeglądu funkcjonowania organizacji i zaprezentowanie jego wyników pracownikom, bo tak się składa, że termin audytów nadzoru czy odnowienia wypada tuż po terminie przeglądu - odpowiada pełnomocnik ds. zarządzania jakością i zastępca burmistrza Dzierżoniowa Wanda Ostrowska. 

Czy w związku z faktem najdłuższej tradycji systemowego zarządzania w samorządach Dzierżoniów czuje, że wymaga się od niego więcej?  - Z pewnością tak i nie tylko dlatego, że byliśmy pierwszym samorządem lokalnym w kraju , który uzyskał certyfikat systemu zarządzania jakością. Decyzja o wdrożeniu systemu w urzędzie  była podyktowana racjonalnymi przesłankami, wynikającymi z sytuacji gospodarczo- społecznej miasta w tamtym czasie. Bardzo duże bezrobocie, konieczność pozyskania inwestorów do miasta były przesłanką do próby podniesienia jakości pracy urzędu i kształtowania nowych, partnerskich relacji z odbiorcami usług, jakie świadczy. Ponadto doskonalenie pracy wynika z wymagań normy - zostało ono na trwałe wpisane do zasad pracy urzędu, stąd  wprowadzania nowych narzędzi pracy w urzędzie – relacjonuje Wanda Ostrowska.

Praca z audytorami była niezwykle intensywna. Podczas dwóch dni audytu poruszano zagadnienia obejmujące m.in. zarządzanie strategiczne, nadzór nad dokumentacją, infrastrukturę IT, aspekty środowiskowe, współpracę z organizacjami pozarządowymi czy zarządzanie finansami.

Na przestrzeni ostatnich lat prowadzący audyt wyróżniali dzierżoniowski urząd m.in. za  wdrożone elementy doskonalenia, realizację projektów w oparciu o  metodykę zarządzania projektami PRINCE 2, prowadzenie corocznych bardzo szerokich badań satysfakcji klientów urzędu i jednostek podległych miastu oraz korygowanie działalności na podstawie wyników badań, za samoocenę według modelu EFQM i uzyskiwanie kolejnych kroków w dążeniu do Europejskiej Nagrody Jakości oraz za przystąpienie do projektu Ramy Referencyjne Miasta Zrównoważonego.